Tutorial Cara Memeriksa dan Membatasi Inbox Microsoft Outlook

Posted on November 4, 2024

Dalam dunia digital yang serba cepat ini, email telah menjadi alat komunikasi yang tak tergantikan. Kita mengandalkannya untuk berbagai keperluan, mulai dari pekerjaan hingga urusan pribadi. Seiring berjalannya waktu, kotak surat kita pun dipenuhi dengan berbagai pesan, lampiran, dan data lainnya.

Memahami Batas Kapasitas Kotak Surat Outlook

Outlook menyediakan batasan penyimpanan kotak surat yang berbeda tergantung pada jenis akun Anda. Bagi pengguna Outlook.com, kapasitas defaultnya adalah 15 GB. Sementara, pelanggan Microsoft 365 menikmati batas yang lebih besar, berkisar antara 50 GB hingga 100 GB (Exchange Online), tergantung pada paket yang dipilih.

1. Microsoft Outlook di Desktop

      • Buka aplikasi Outlook baru di desktop Anda.

      Klik ikon “Settings” (roda gigi) di sudut kanan atas.

      Navigasi ke “Accounts > Storage” di jendela “Settings.”

      Klik “Email storage” untuk melihat informasi detail tentang ukuran kotak surat Anda, termasuk kapasitas penyimpanan total dan jumlah yang sedang digunakan oleh “Inbox,” “Drafts,” dan “Sent Items.”

      3. Outlook.com

    Untuk pengguna aplikasi Outlook desktop baru dan Microsoft Outlook untuk bisnis, kapasitas kotak surat biasanya terikat pada paket langganan atau pengaturan server Exchange organisasi Anda. Jika Anda menggunakan paket bisnis Microsoft 365, Anda dapat meminta peningkatan ke paket tingkat atas yang menawarkan hingga 100 GB penyimpanan kotak surat. Pengguna Exchange Server dapat meminta administrator TI mereka untuk menyesuaikan batas kapasitas kotak surat melalui Exchange Admin Center.

  • Untuk MS Outlook, gunakan alat “Mailbox Cleanup” yang terintegrasi atau kompresi File Data Outlook untuk mengurangi ukuran kotak surat. Untuk Outlook.com, buka “Settings > Storage.” Anda akan melihat rincian tentang berapa banyak ruang yang digunakan setiap folder, dengan opsi untuk menghapus semua item secara permanen atau yang lebih tua dari 3, 6, atau 12 bulan untuk mengosongkan ruang.

    Kosongkan Folder ‘Deleted Items’:

  • Bersihkan folder “Junk Email” secara berkala untuk menyingkirkan spam atau pesan yang tidak diinginkan yang dapat menumpuk dan menghabiskan penyimpanan seiring waktu.

    Hapus Email yang Tidak Diinginkan:

  • Outlook secara otomatis mengarsipkan item pada interval reguler, tetapi Anda juga dapat mengarsipkannya secara manual. Ini akan menghapusnya dari kotak surat aktif Anda kapan pun Anda inginkan, sambil tetap menjaga mereka dapat diakses untuk referensi di masa mendatang.

    Simpan Lampiran di Luar Kotak Surat Anda:

    • Solusi Tambahan

    Bagaimana cara meningkatkan batas ukuran email di Outlook?

    Jika Anda memiliki akses administrator, Anda dapat memodifikasi registri untuk meningkatkan batas ukuran lampiran. Buka Registry Editor dan navigasi ke HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice<version>OutlookPreferences. Klik kanan pada panel kanan dan buat nilai DWORD (32-bit) baru yang disebut “MaxAttachmentSize.” Atur nilainya dalam KB (misalnya, untuk 25 MB, atur menjadi 25600). Restart Outlook agar perubahan diterapkan. Jika Anda menggunakan akun perusahaan, hubungi administrator TI Anda untuk bantuan dalam meningkatkan batas ukuran email.

    Dengan mengikuti tips dan solusi yang dijelaskan di atas, Anda dapat memastikan kotak surat Outlook Anda tetap terkelola dengan baik, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang penting: berkomunikasi dengan lancar dan efisien.