Minggu, 03 November 2024

Tutorial Cara Memeriksa dan Membatasi Inbox Microsoft Outlook

Dalam dunia digital yang serba cepat ini, email telah menjadi alat komunikasi yang tak tergantikan. Kita mengandalkannya untuk berbagai keperluan, mulai dari pekerjaan hingga urusan pribadi. Seiring berjalannya waktu, kotak surat kita pun dipenuhi dengan berbagai pesan, lampiran, dan data lainnya.

Mengelola kapasitas kotak surat yang terbatas menjadi tantangan tersendiri. Jika kotak surat Anda mencapai batas maksimal, Anda tidak akan dapat mengirim atau menerima email lagi. Untuk mencegah hal ini, penting untuk memahami bagaimana cara memeriksa dan meningkatkan kapasitas kotak surat Anda.

Memahami Batas Kapasitas Kotak Surat Outlook

Outlook menyediakan batasan penyimpanan kotak surat yang berbeda tergantung pada jenis akun Anda. Bagi pengguna Outlook.com, kapasitas defaultnya adalah 15 GB. Sementara, pelanggan Microsoft 365 menikmati batas yang lebih besar, berkisar antara 50 GB hingga 100 GB (Exchange Online), tergantung pada paket yang dipilih.

Memeriksa Kapasitas Kotak Surat Anda

Anda dapat dengan mudah memeriksa kapasitas kotak surat Anda di berbagai platform Outlook:

1. Microsoft Outlook di Desktop

  • Buka aplikasi MS Outlook di desktop Anda.

  • Klik kanan pada kotak surat Anda (di panel kiri) dan pilih "Data File Properties."

  • Di jendela "Outlook Properties," klik tombol "Folder Size" di bawah tab "General."

  • Jendela "Folder Size" akan menampilkan informasi tentang ukuran kotak surat Anda saat ini dan ruang yang digunakan. Ukuran kotak surat dan setiap subfolder akan ditampilkan dalam kilobyte (KB).

  • Untuk mengubahnya ke megabyte (MB), geser titik desimal tiga tempat ke kiri, dan untuk mengubahnya ke gigabyte (GB), geser titik desimal enam tempat ke kiri. Misalnya, 4842 KB kira-kira sama dengan 4,8 MB.

2. Aplikasi Outlook Baru

  • Buka aplikasi Outlook baru di desktop Anda.

  • Klik ikon "Settings" (roda gigi) di sudut kanan atas.

  • Navigasi ke "Accounts > Storage" di jendela "Settings."

  • Klik "Email storage" untuk melihat informasi detail tentang ukuran kotak surat Anda, termasuk kapasitas penyimpanan total dan jumlah yang sedang digunakan oleh "Inbox," "Drafts," dan "Sent Items."

3. Outlook.com

  • Buka browser web Anda, kunjungi Outlook.com, dan masuk ke akun Anda.

  • Klik ikon "Settings" yang terletak di sudut kanan atas halaman.

  • Di jendela "Settings," pilih "General" dari bilah sisi kiri, lalu klik "Storage."

  • Di sini, Anda akan melihat informasi tentang ukuran kotak surat Anda, termasuk kapasitas penyimpanan total dan berapa banyak ruang yang Anda gunakan saat ini.

Meningkatkan Kapasitas Kotak Surat Anda

Jika Anda seorang pengguna Outlook.com dan ingin kapasitas yang lebih besar, Anda dapat meningkatkan ke langganan Microsoft 365. Ini akan meningkatkan kapasitas kotak surat Anda dari 15 GB menjadi 50 GB atau lebih, tergantung pada paket yang dipilih.

Untuk pengguna aplikasi Outlook desktop baru dan Microsoft Outlook untuk bisnis, kapasitas kotak surat biasanya terikat pada paket langganan atau pengaturan server Exchange organisasi Anda. Jika Anda menggunakan paket bisnis Microsoft 365, Anda dapat meminta peningkatan ke paket tingkat atas yang menawarkan hingga 100 GB penyimpanan kotak surat. Pengguna Exchange Server dapat meminta administrator TI mereka untuk menyesuaikan batas kapasitas kotak surat melalui Exchange Admin Center.

Menjaga Kotak Surat Tetap Rapi dan Bersih

Selain meningkatkan kapasitas kotak surat Anda, Anda juga dapat mengurangi ukurannya dengan mengikuti beberapa praktik sederhana:

  • Bersihkan Kotak Surat: Untuk MS Outlook, gunakan alat "Mailbox Cleanup" yang terintegrasi atau kompresi File Data Outlook untuk mengurangi ukuran kotak surat. Untuk Outlook.com, buka "Settings > Storage." Anda akan melihat rincian tentang berapa banyak ruang yang digunakan setiap folder, dengan opsi untuk menghapus semua item secara permanen atau yang lebih tua dari 3, 6, atau 12 bulan untuk mengosongkan ruang.

  • Kosongkan Folder 'Deleted Items': Kosongkan folder "Deleted Items" secara teratur untuk menghapus email yang tidak lagi diperlukan secara permanen. Ini memastikan bahwa mereka tidak terus menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga.

  • Kosongkan Folder 'Junk Email': Bersihkan folder "Junk Email" secara berkala untuk menyingkirkan spam atau pesan yang tidak diinginkan yang dapat menumpuk dan menghabiskan penyimpanan seiring waktu.

  • Hapus Email yang Tidak Diinginkan: Gunakan fitur "Sweep" untuk menghapus atau memindahkan email yang tidak diinginkan dari pengirim tertentu dengan cepat. Ini akan membantu mengelola email yang berulang dan mencegah penumpukan yang tidak perlu di kotak masuk Anda.

  • Arsipkan Item yang Lebih Lama: Outlook secara otomatis mengarsipkan item pada interval reguler, tetapi Anda juga dapat mengarsipkannya secara manual. Ini akan menghapusnya dari kotak surat aktif Anda kapan pun Anda inginkan, sambil tetap menjaga mereka dapat diakses untuk referensi di masa mendatang.

  • Simpan Lampiran di Luar Kotak Surat Anda: Untuk menghindari pengisian kotak surat Anda dengan file besar, simpan lampiran email ke OneDrive atau layanan penyimpanan cloud lainnya, lalu hapusnya dari email.

Dengan mengikuti praktik-praktik di atas secara teratur, Anda dapat secara efisien mengelola ukuran kotak surat Outlook Anda, menjaga agar tetap ramping dan teratur.

Solusi Tambahan

Bagaimana cara meningkatkan batas ukuran email di Outlook?

Jika Anda memiliki akses administrator, Anda dapat memodifikasi registri untuk meningkatkan batas ukuran lampiran. Buka Registry Editor dan navigasi ke HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office<version>\Outlook\Preferences. Klik kanan pada panel kanan dan buat nilai DWORD (32-bit) baru yang disebut "MaxAttachmentSize." Atur nilainya dalam KB (misalnya, untuk 25 MB, atur menjadi 25600). Restart Outlook agar perubahan diterapkan. Jika Anda menggunakan akun perusahaan, hubungi administrator TI Anda untuk bantuan dalam meningkatkan batas ukuran email.

Bagaimana cara memperbaiki batas penyimpanan Outlook?

Jika kotak surat Anda mendekati batas ukurannya, pertimbangkan untuk meningkatkan ke langganan Microsoft 365 untuk kapasitas penyimpanan yang lebih besar. Selain itu, mengarsipkan email lama secara teratur ke file PST terpisah, menghapus item yang tidak diperlukan, dan menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti OneDrive untuk lampiran besar dapat membantu mengelola ukuran kotak surat Anda saat ini secara efisien.

Dengan mengikuti tips dan solusi yang dijelaskan di atas, Anda dapat memastikan kotak surat Outlook Anda tetap terkelola dengan baik, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang penting: berkomunikasi dengan lancar dan efisien.

0 komentar:

Posting Komentar